Covid-19 salgını ile beraber pek çok şirket evden çalışmaya başladı. Uzaktan çalışma salgın öncesinde de çalışma konusunda rahatlık sunuluyor olsa da pandemi bu durumu zorunlu bir hale getirdi. Bu noktada evlerinden çalışan kişilerin farklı yöntemler ile motivasyonlarını arttırmak ve iş yönetimini sağlamak ekip ve şirket yöneticilerine düşüyor. Ayrıca kişilerin kendi zamanlarını efektif bir şekilde yönetmeleri ve evde yapacakları işleri düzene oturtmaları da işlerin yolunda gitmesi için önemli.
Uzaktan çalışanların hem bireysel olarak kullanabilecekleri hem de ekip olarak işleri daha verimli yapabilecekleri yeni nesil uygulamalar mevcut. Bu uygulamalardan en çok işinize yarayacağını düşündüğümüz 9 tanesini sizler için derledik. Dilerseniz detayları bizlikte inceleyelim…
1. Trello
Trello, proje yönetimi gerçekleştiren bir uygulamadır. Hayatınızı ve işlerinizi bir düzene ve plana göre yönetebileceğiniz bu uygulama genel olarak hedeflerinizi ve o ana kadar yaptıklarınızı aynı ekran üzerinde görebilmenizi sağlıyor. Bu da yaptıklarınızı ve yapmak istediklerinizi düşünmenizdense önünüzü görmenize olanak sağlayarak zamandan tasarruf etmenizi kolaylaştırıyor.
Hem bilgisayardan hem de mobil cihazlardan rahatlıkla kullanabileceğiniz Trello; panolar, listeler ve kartlar olmak üzere üç temel ögeden oluşan arayüzü ile kullanımı oldukça kolaydır. Bu da projelerin daha kolay yönetilmesine, ekip yöneticilerinin kolayca ekip üyelerine görevler atayabilmesine ve yapılan işin takibine olanak tanır.
2. Asana
Online bir görev takip uygulaması olan Asana, uzaktan çalışma şartı olmaksızın online ortamda çalışan herkes için ideal bir uygulamadır. Çünkü fiziksel ortamda var olan toplantılar, görev listeleri, hedeflerin yer aldığı yazı tahtaları v.b. araçlar olmadan da iş takibinin bir şekilde yapılması gerekir. Asana hem ekip olarak hem de bireysel olarak da işlerinizin programını tutabileceğiniz kullanışlı bir uygulamadır.
Asana ile ekip üyelerine veya kendinize kolayca görevler atayabilir, konu başlıklarını ayrı kişilere dağıtılabilir ve bunu görsel olarak sunabilirsiniz. Böylece iş yükünü dağıtır ve gerekli kontrolleri de yine program üzerinden sağlayabilirsiniz. Evden çalışan veya yöneticilerinden uzakta çalışan ekipler için oldukça uygun ve pratik bir uygulamadır.
3. Google Calendar
Google Calendar sadece iş ile ilgili planlarınızı değil kişisel planlarınızı da bireysel olarak düzenleyen kişisel bir takvim uygulamasıdır. Ancak Google Calendar’ın ekip halinde kullanılması da mümkün. Örneğin ortak toplantıların yanı sıra ekipten kimin ne zaman müsait olacağını görmek için Google Calendar’ı ekip üyeleri kendi içlerinde açık tutabilirler. Böylece bir toplantı düzenlenmek istendiğinde veya bir işin son tarihi öğrenilmek istendiğinde iş hesabı ile girdiğiniz Google Calendar üzerinden hepsini görebilirsiniz. Böylece sürekli iletişim kurmaya ve soru sormaya gerek kalmadan kimin ne iş üzerinde çalıştığını ve önemli toplantıların ne zaman yapılacağını görebilirsiniz.
4. Slack
Çalışanların iş yerinde bile birbirleri ile mesajlaşmak için kullandıkları yaygın bir uygulamadır. Çok fazla kişinin birlikte çalıştığı yerlerde veya çalışanların birbirlerinden uzak olduğu, her daim aynı ortamda bulunamadıkları iş yerlerinde daha çok tercih edilir. Özellikle pek çok kişinin evlerinde olduğu şu dönemde Slack ile sürekli iletişim halinde olmak her açıdan oldukça mantıklı ve kullanışlıdır.
Pandemi dolayısıyla evlerde çalışanların ofis ortamında oldukları kadar rahat olmaması ve ekip içi iletişimin aynı yoğunlukta geçmemesi gibi bir durum söz konusu olabilir. Böyle durumlar için Slack hem işlerin durumunun konuşulduğu hem de ekip içerisindeki iletişimin devam ettiği bir platform olarak oldukça işe yarar.
5. Super-Productivity
Günlük işleri planlamak için bir başka planlama programı olan Super-Productivity, hali hazırda çalıştığınız ve sonrasında çalışmanız gereken tüm projeleri görmenizi ve hepsini kontrollü bir şekilde tamamlamanızı sağlar.
Bilgisayarınızdan veya telefonunuzdan erişebileceğiniz Super-Productivity’i her gün gözden geçirerek yapmanız gereken işleri görebilir, görevleri bölümlere ayırabilir, “alt görev ekle” seçeneği ile görevlerinizle ilgili atamalar yapabilirsiniz. Ayrıca bu programda görevlerinizi zaman atayarak tamamlamanız da mümkün. Üzerinde çalıştığınız bir görevin ne zaman sonlanacağını görerek programı ona göre planlamak işinizi daha çok kolaylaştıracaktır.
6. Monday.com
Ekip iş birliği için oldukça uygun ve güzel bir platform olan Monday.com’un bakliyat ismini verdiği panolar aracılığı ile işleri kendinize ve başkalarına atayabilirsiniz. Monday.com ekiplerinizin projelerini ve tüm günlük işleri yoluna sokmalarını sağlar. Monday.com ile ekibinizi her zaman bir araya getirebilir ve işleri bu sayede kolaylıkla takip edebilirsiniz.
Monday.com’un en güzel avantajlarından birisi özelleştirilebilen şablonlarıdır. Görevin durumunu, atananları, konumlarını ve bitiş tarihlerini bir bakışta görmek için sprintleri de renklendirebilirsiniz. Ayrıca ilerlemenizi ölçmek ve ekibin performansını artırmak amacıyla sprintleri bir plan görünümüne getirebilir ve takibini o şekilde yapabilirsiniz.
7. Skype
İş mailiniz ile bir giriş oluşturduğunuzda ekiplerin birbirleri ile hem görüntülü konuşmasını sağlar hem de yazışmalarına destek olur. Çeşitli gruplar ile veya bire bir olarak Skype üzerinden yazışmak mümkündür. Skype’ı bilgisayar için kullanabileceğiniz gibi aynı zamanda mobil versiyonunu da kullanabilirsiniz. Böylece şirket içerisinde yapılan yazışmaların hiçbirisini kaçırmamış olursunuz.
Skype’ın sadece iş değil özel hayatta da etkili bir iletişim sağlamak için rahatlıkla kullanabilen bir program olduğunu unutmamak gerekir.
8. Zenkit
Zenkit tıpkı yukarıda bahsettiğimiz uygulamaların birçoğu gibi projelerin zamanını yönetmenizin yanı sıra bütçeleri de yönetmenizi sağlayan bir uygulamadır. Sunduğu takvim ile güncel kalmanızı sağlar, ayrıca tüm projelerinizin basit halini görebilmenize yardımcı olur. Etkinliklerim kısmından ekibinizde oluşturduğunuz takımların veya bireylerin neler yaptığını toplu olarak görebilme imkânı sunar.
Büyük miktarlarda veri ile çalışan ve buna kolayca erişmesi gereken IT ekipleri için daha uygun olan Zenkit aynı zamanda çevrimdışı çalışma özelliğine de sahiptir. İnternet bağlantısı olmadığında veya güvenilmez bir internet bağlantısına sahip olunan noktalarda kullanıcıların görevlerini yürütmeye devam etmelerine yardımcı olur.
9. Jira
Bulut tabanlı, şirket içi seçenekler sunan bir proje yönetimi aracıdır. Jira, şirketler tarafından hem iş akış süreçlerini takip etmek hem de müşterilerin veya kullanıcıların isteklerine, sorun ve hatalara yanıt vermek amacıyla kullanılır. Jira ile hata kaydı, kaydı açılmış hataların takibi, derinlemesine raporlama gibi birçok farklı şeyi birlikte yapabilirsiniz.
Yeni başlayanlar için Jira, diğer uygulamalardan çok daha karışıktır ve biraz daha pahalı olabilir ancak özelleştirilmiş seçenekleri ve raporlama araçlarıyla iyi kalitede bir hizmet sunar.
İş yerinde ekip arkadaşlarınızla birlikte uzaktan çalışmanıza fayda sağlayabileceğini düşündüğümüz planlama ve iletişim araçlarını sizlerle paylaştık. Elbette daha farklı ve normalde bireysel olarak kullanılan araçları da bir şekilde ekibinize entegre ederek işlerin verimliliği için kullanabilirsiniz. Hem unutmayın ki verimlilik yalnızca işler ile ilgili veya sadece iş saatleri içerisinde olan bir şey değildir. Farklı uygulamalar bularak uzaktan çalışsanız dahi ekibinizi bir arada tutar hatta kişi sayısına bağlı olarak oyun, film günleri gibi aktivitelerle ekibin motivasyonunu arttırabilir.
e-Haber Ajansı (e-ha)
